Gestão de compras: 4 dicas para evitar problemas

Para que a gestão de compras seja eficaz é importante evitar alguns erros, e temos algumas dicas para trabalhar isso – confira em nosso artigo!

O processo de gestão de compras de uma empresa varejista é essencial para seu funcionamento, e trabalhar na otimização desta frente e na prevenção de falhas é fundamental.

Por isso, no artigo de hoje iremos ver 4 dicas para evitar problemas que podem ocorrer na administração das compras do seu negócio, e como tratar isto.

Qual a importância da gestão de compras no varejo?

Diferente do que alguns gestores acreditam, a gestão de compras deve ser um processo contínuo, para que a empresa atinja as metas que deseja, gastando a menor quantidade de recursos possível.

Mais do que fazer compras, essa área promove projeções do cenário futuro, assim como cria estratégias e permite que a organização faça planos assertivos.

Sendo assim, a importância desse setor é essencial para que a companhia possa comprar e disponibilizar os  produtos que atendem as necessidades dos consumidores, também gerir com mais eficácia o estoque, ter maior conhecimento dos fornecedores, assim como identificar melhorias a se fazer, ameaças, entre outros.

Engana-se quem pensa que apenas as maiores varejistas do Brasil necessitam se preocupar com a gestão de compras. Na verdade, todo varejo que quer administrar melhor  seus recursos necessita desse tipo de serviço.

Inclusive, a ausência de uma organização eficiente pode causar até mesmo problemas no cotidiano das equipes, já que sem os recursos suficientes e de qualidade, é impossível trabalhar corretamente.

Principais problemas na gestão de compras

E quais são os principais erros que trazem problemas para a gestão de compras? Confira abaixo os principais pontos relacionados a gestão de compras que a tornam ineficaz:

Comprar itens de forma inadequada

Se você comprar itens em excesso, além de gastar mais recursos do que o necessário, pode fazer com que o estoque fique sem espaço e dependendo do produto, ele pode ficar obsoleto ou perder a validade, por exemplo.

Assim como adquirir produtos em menor quantidade do ideal pode fazer com que existam gargalos na operação ou deixar prateleiras vazias, atrapalhando suas vendas e o bom andamento do seu negócio.

Isto sem falar de produtos com qualidade muito baixa, ou com baixa aceitação pelos seus clientes, aspectos que podem transformar como é visto um resultado de compras que parecia ótimo, mas termina não sendo tão bom assim.

Não se comunicar com todos setores

Para que todos os setores trabalhem em sinergia, eles devem ter os itens necessários para realizar suas tarefas. Ao fazer as compras da empresa e não se comunicar bem com todos os envolvidos, o gestor de compras pode deixar de adquirir itens essenciais para o trabalho das outras áreas, ou por uma falta de entendimento, não considerar algum aspecto importante no processo de seleção de fornecedores.

Não pensar no futuro

Quando não se pensa nas necessidades futuras a empresa deixa de ter panoramas e ideias para o médio e longo prazo, bem como pode perder chances de tratar as novas tendências de seu nicho de atuação, saindo na frente da concorrência.

Infelizmente, pensar apenas nas compras de agora, e não enxergar as mudanças do setor, pode fazer a organização perder relacionamentos no mercado ou adquirir produtos defasados, e com isso ficar estagnada e perder clientes.

4 dicas de como ter uma boa gestão de compras

Para ter uma boa gestão de compras e evitar os erros citados anteriormente, é preciso seguir algumas dicas, assim como se aprofundar no assunto.

Leia depois como a gestão de compras pode promover maior desempenho no varejo.

1. Defina objetivos

Ao escolher e comprar produtos, quais são os objetivos da empresa? Faça essa pergunta e procure entender o que deve estar por trás das estratégias de compras.

Para ajudar nessa tarefa, o ideal é começar por analisar as necessidades de cada área da loja, o que o fluxo de produtos influencia no trabalho de cada equipe, e depois assimilar os objetivos de todas elas, para então compreender o que a companhia quer e precisa.

2. Invista em inovação

Investir em inovação não é apenas optar por softwares com inteligência artificial ou buscar equipamentos e recursos de última geração, mas também colocar prioridade na análise de dados, padronizar tarefas para otimizar processos, e ter maior controle sobre as etapas das compras – e também de outras áreas.

Além disso, ao inovar tanto em questão de tecnologia, como na forma de trabalhar, você estará promovendo uma equipe mais produtiva, feliz e satisfeita, o que reflete diretamente na qualidade do que sua organização faz e, em última instância, no cliente, que terá mais qualidade, opções, e melhor atendimento, dentre outros benefícios.

3. Monitore de perto suas vendas

Mesmo que o assunto seja compras, as vendas também devem ser uma preocupação do setor de aquisições, já que elas indicam quais produtos têm mais saída e como deverá andar o estoque de produtos.

Sendo assim, dedique o tempo adequado para isto também, e procure se antecipar às demandas, como por exemplo com mudanças de legislação ou com as datas comemorativas que impactam seu segmento de mercado e a procura de determinados produtos.

4. Controle o estoque

A gestão de compras está diretamente ligada às vendas, mas obviamente também tem uma forte conexão com o estoque. Nesta linha, é necessário se manter atualizado tanto do estoque em si como sobre os desafios e iniciativas relacionadas com os processos de controle de estoque da organização.

O ideal em toda empresa é ter estocada a quantidade necessária de itens para abastecer a loja e os clientes, evitando desperdícios e mercadorias paradas que podem se tornar obsoletas ou até mesmo perder a sua viabilidade de venda. Nesta linha é necessário, por exemplo, evitar que algum produto de baixo giro ‘trave’ seu capital de giro, e por isso entender o fluxo de estocagem e distribuição é importante.

Ao passo que poucos produtos em estoque geram problemas nas vendas, o excesso de estoque também. Por isso é prioritário entender o giro de estoque, ainda que com foco apenas no essencial para a empresa funcionar bem.

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