Gestão de compras: como obter melhores resultados em uma nova realidade

As boas práticas da gestão de compras precisam se aliar a método e tecnologia para que as empresas façam frente à dinâmica acelerada do mercado

A gestão de compras tem sob sua responsabilidade a eficácia em todo o processo de abastecimento, incluindo a manutenção de um estoque adequado às necessidades de negócio da organização, e mantendo isto com a efetividade de custos que possibilite uma eficiência financeira da operação. Deste modo, pensar em gestão de compras é pensar também em aspectos que englobam uma estratégia que se reflete em vários setores de uma empresa.

A forma como o recurso financeiro do varejo é empregado interfere diretamente na saúde do negócio e em sua competividade. Tanto de forma imediata, pelo fluxo de caixa, como em desdobramentos futuros, tendo em vista a sustentabilidade do negócio. Por isso não é exagero dizer que a escolha e a negociação do sortimento impacta na rentabilidade e na capacidade da empresa em gerar vendas e fidelizar seus clientes.

Dessa forma, a gestão de compras é um dos pontos centrais de qualquer varejo, e assim como outros pontos da operação, deve estar centrada no consumidor e comprometida com a efetividade interna, trazendo valor para todos os envolvidos da cadeia operacional varejista. Por isso é uma área que em geral passa por grandes pressões para cumprir seus resultados.

Mas como ter uma gestão de compras efetiva, otimizando as aquisições de sortimento de seu varejo físico e/ou online? Vamos começar pelo início.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o processo que abrange desde o plano de compras até o recebimento das mercadorias nos galpões da empresa e a disponibilização dos itens para as lojas, com o objetivo de preservar e aumentar a lucratividade da empresa.

Dada tamanha responsabilidade, é usual que o gestor da área responda por suas atribuições diretamente à direção da empresa, e que conte com apoio de um time próprio e envolva pessoas de outras áreas para cumprir suas responsabilidades.

Plano de compras

O plano de compras é o norte do departamento. Nele estão descritos parâmetros para a escolha de fornecedores e do sortimento, como por exemplo, as categorias e a respectiva variedade e profundidade de itens a serem tratados, bem como a margem e o volume de vendas esperado para cada um deles.

Aquisição

A partir da estratégia descrita no plano de compras, cabe ao profissional encontrar fornecedores adequados, ou seja, que tenham produtos coerentes à expectativa do seu público e que atendam às políticas de qualidade e expedição da sua empresa varejista – tudo isto sob as condições financeiras adequadas à operação.

Para isso é preciso pensar no médio-longo prazo, e por isso o relacionamento com os fornecedores deve ir além da negociação periódica de valores. É necessário também tratar do planejamentos de ações conjuntas, como por exemplo no atendimento dos clientes, dentre outras, e até o ponto de se definir um processo de feedback quanto ao nível de satisfação com a parceria.

Recebimento

Com o objetivo de garantir que a entrega está dentro das condições de qualidade e tempo para o pedido feito, é uma etapa importante que antecede a liberação para a entrada adequada no estoque.

Aqui a adequação não trata apenas de quais e quantos produtos chegaram, mas também das condições em que se encontram (avarias) e se está dentro do prazo estabelecido, aspectos que devem ser trabalhados em conjunto com o representante do fornecedor.

Monitoramento

Observar constantemente o desempenho de vendas das categorias e da qualidade do atendimento prestado pelos fornecedores (cumprimento das entregas, condições de pagamento, prontidão para solucionar problemas) dá condições para o setor gerar ações de melhoria contínua que possibilitem mais vendas.

Otimize sua gestão de compras

E mesmo que o processo acima já esteja aplicado ao seu varejo, há alguns pontos que podem melhorá-lo ainda mais.

Alinhamento entre setores

O setor de compras precisa se comunicar e se alinhar com as áreas de estoque, vendas e marketing de forma que a cobertura dos produtos aconteça (evitando a quebra de estoque), bem como haja esforços para melhorar o desempenho de vendas das categorias que desempenharem abaixo do esperado. Aliás, conhecer bem as categorias é um aspecto estratégico dentro do alinhamento que compras deve buscar com as outras áreas.

Argumentos para negociar

As informações tratadas no processo de compras precisam se transformar em argumentos usados na condução de boas negociações e ações de aumento de vendas. Ter um processo formal e documentado, e utilizar os indicadores e outros dados de maneira estratégia é crucial para o departamento desempenhar suas atividades a contento, com negociações mais efetivas.

Tecnologia para gerir compras

O profissional de compras deve entender que é necessário buscar o máximo de benefícios que a tecnologia pode proporcionar para evoluir em suas atividades.

Para que a interação entre áreas e o monitoramento de resultados aconteça é fundamental ter uma gestão baseada em dados, com um sistema de gestão capaz de trazer a informação necessária para um melhor desempenho de vendas.

Ferramentas de tecnologia podem gerar dados consolidados e permitir acesso remoto e em tempo real, mostrando informações que apoiam a gestão. Podem por exemplo permitir integrações internas e externas para automatizar a solicitação de novas compras.

Não é exagero considerar a gestão de compras como um dos pontos mais importantes na cadeia de operação do varejo, ou como alguns dizem, ‘o coração do negócio’. Não por coincidência, o profissional desta área está sendo demandado cada vez mais para se desenvolver em suas capacidades e atuar estrategicamente, ou mesmo ter características que extrapolam a gestão de compras propriamente dita.

Preparado para fazer seu negócio avançar? Otimize a gestão de compras do seu varejo através da In360. Nossa missão é transformar dados em informação acionável, permitindo a um time multidisciplinar avaliar, decidir, planejar, implementar e monitorar ações que alavanquem resultados em toda a cadeia de valor.