Profissional de compras: como negociar baseado em dados?

Veja como a análise de dados pode ser a grande aliada do profissional de compras no momento da negociação!

A área de compras é uma das mais importantes em uma operação de varejo. Quando uma empresa precisa melhorar o sortimento, otimizar o fluxo de seus estoques de produtos, ou mesmo reduzir custos, um dos primeiros departamentos considerados é o de compras. Como o profissional de compras têm uma relação direta com muitos fornecedores, o setor pode fornecer uma maneira de buscar mais estabilidade em um momento tumultuado, ou encontrar formas mais eficientes de adquirir e pagar por bens e serviços, influenciando diretamente o resultado dos negócios.

Os próximos anos serão tumultuados para os colaboradores desta área no Brasil e no resto do mundo, com empresas de todos os setores tentando se recuperar da crise causada pelo coronavírus. Com todas as mudanças e incertezas, a preparação para os próximos anos está no topo da lista de prioridades para os varejistas, e trabalhar proativamente com os fornecedores agora pode reduzir o impacto negativo no futuro.

Abaixo, você entenderá como uma organização de compras eficiente pode ser estruturada e o poder dos dados para auxiliar o profissional de compras a conquistar melhores contratos!

Os 5 princípios de uma organização de compras eficiente

Historicamente, o profissional de compras é acionado para utilizar a negociação com fornecedores como resposta a uma crise ou necessidade de redução de custos. Isso em geral resulta em uma organização de compras reativa, o que deixa a empresa à mercê de condições externas, fora do seu controle.

A tecnologia, no entanto, mudou esse cenário e deu ao comprador mais poder para controlar os fatores que impactam diretamente nos gastos do setor. A análise de dados, por exemplo, permite que o setor esteja à frente do mercado, com uma abordagem coerente para negociar com seus fornecedores.

Nesse sentido, existem cinco princípios-chave a serem considerados:

1. Coordenação de esforços de compra em toda a organização: identificação de diferentes partes da organização que estejam influenciando os mesmos bens ou serviços, mas fazendo-o individualmente, em vez de fazê-lo de uma maneira coordenada;
2. Entendendo muito bem investimento em estoque: semelhante ao primeiro princípio, é essencial analisar e entender o investimento em estoque, classificando-os conforme prioridades e necessidades da organização como um todo, podendo ter assim um processo de aquisição e otimizado, considerando giro do produto, prazo de pagamento, nível de serviço do fornecedor  ações conjuntas para eliminar ineficiências do processo.
3. Considere a colaboração além da sua organização: para organizações no geral, mas particularmente para as menores, há boas oportunidades de sinergia quando é possível unir forças com outras empresas para melhorar o poder de barganha, possibilitando assim uma forma de reduzir os custos;
4. Negocie melhor: negociações duras demais e ultimatos geralmente deixam as relações com os fornecedores tensas, e são conversas unilaterais que podem resultar em um “não” gentilmente redigido ou um “sim” agora que vai ser prejudicial depois. A conversa deve ser levada a partir de uma boa preparação e planejamento, partindo da coleta de dados interna no setor e por táticas de negociação que busquem o melhor no médio e longo prazos;
5. Esteja ciente de seus contratos: se aprofunde nos contratos, fique atento a manutenção do que foi combinado, alterações pós-acordo e aumentos de preços implementados, e às vezes aceitos, automaticamente.

Profissional de compras: otimizando a negociação através dos dados

Dos cinco princípios listados acima, todos eles poderiam ser realizados mais facilmente usando uma boa análise de dados para melhorar seu poder de barganha e mostrando aos fornecedores que você está preparado e agrega valor ao relacionamento.

No entanto, é aqui que as organizações erram o alvo, pois sistemas isolados em faturas, pagamentos em papel, e processos sujeitos a erros se interpõem entre você e os melhores preços que pode conseguir dos fornecedores.

Para resolver isso, há três pontos de partida: buscar visibilidade com análises, automatizar para otimizar processos e negociar com método.

Visibilidade

Um dos primeiros passos para construir uma boa base para negociar condições melhores com os fornecedores é melhorar a visibilidade dos fatores que você precisa para esta interação. Ser capaz de levantar históricos, tendências e prognósticos vai ajudar a identificar exatamente quem, o quê, onde, por que, quando e quanto dos gastos ajudará sua organização a eliminar quaisquer ineficiências no processo de compras e reconhecer oportunidades de melhoria.

Automação

É um fato triste: mais da metade das empresas ainda faz pelo menos grande parte de seus processos de compras manualmente. Isso torna o setor sujeito a erros, ineficiências, fraudes e perda de oportunidades, prejudicando a capacidade da sua organização de obter descontos. A mudança para automatizar atenua os riscos e reduz a possibilidade de atrasos, retrabalhos e outros problemas e exceções.

Negociação

Pesquisas mostram que os negociadores que exploram os interesses uns dos outros chegam a acordos mais lucrativos do que aqueles que se concentram na competição. Portanto, se você quiser negociar bem um contrato, prepare-se bem, o que inclui estar bem esclarecido sobre as práticas dos melhores negociadores e de seus métodos. Não coloque seu foco apenas na negociação imediata, faça uma pausa e avalie bem antes de fazer ameaças e exigências. Explore os interesses de médio e longo prazo, seus e os da outra parte.

As crises, como esta atual,  costumam pegar empresas desprevenidas, mesmo quando havia chance de preparação e os sinais de alerta se mostrem de alguma forma. Infelizmente, a detecção e preparação inadequadas para tratar crises podem criar escassez, o que gera uma maior competição. O profissional de compras pode enfrentar melhor estes desafios colocando em prática a análise de dados e detecção precoce antes que o desastre aconteça.

Hoje há ferramentas que permitem a análise integrada dos dados, considerando nível de estoque, giro, margem percentual, massa de margem, elasticidade de preço, entre outros.

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